ISO 14001 Milieumanagement
De ISO 14001 certificering toont aan dat een organisatie werkt volgens internationale milieustandaarden. ISO 14001 vertegenwoordigt een verantwoorde omgang met natuurlijke hulpbronnen, efficiënter energie- en grondstofverbruik, minimale verspilling, selectieve risicobeperking en inzet voor continue verbetering. De wet- en regelgeving bepalen de kaders en zijn leidend.
BTCONSUL biedt uw bedrijf een volledig kwaliteitssysteem ISO 14001. Deze norm wordt wereld toegepast om milieumanagementsystemen op te zetten en te certificeren. De begeleiding naar ISO 14001 certificering verlenen wij inclusief een volledig handboek met onmisbare procedures en formulieren. BTCONSUL adviseert, ondersteunt en begeleidt u bij de implementatie en optimalisatie van het kwaliteitssysteem ISO 14001.
Het stappenplan voor ISO 14001 certificering:
- Nulmeting;
- Milieuaspecten en risico’s;
- Beheersen van belangrijke milieu aspecten;
- Milieubeleid, doelstellingen en milieuzorgprogramma;
- Opstellen handboek, procedures en overige documentatie;
- Invoeren in de praktijk;
- Interne audits (doen wat je zegt);
- Management review;
- Hoe zet u een praktisch milieumanagementsysteem voor uw op organisatie op?.
Het stappenplan "ISO 14001 in 7 stappen" helpt u op weg! Onderstaand stappenplan is opgebouwd aan de hand van de kennis en ervaring opgedaan bij het succesvol invoeren van milieumanagementsystemen bij diverse organisaties, zowel in het bedrijfsleven als bij dienstverlenende instellingen en overheidsorganisaties.
Stappenplan
1
Waar staan we nu? (de nuldoorlichting)
Vaak doet u al meer aan milieuzorg dan u denkt! Waarschijnlijk registreert u uw afvalstromen, wellicht zijn bepaalde verantwoordelijkheden m.b.t. milieuzaken vastgesteld, houdt u de correspondentie met het bevoegd gezag goed bij, mogelijk heeft u een opleidingsprogramma.
Door het uitvoeren van een nuldoorlichting krijgt u goed zicht op de elementen van een milieumanagementsysteem die u al heeft. Tijdens de nuldoorlichting vergelijkt u nauwkeurig: "Wat er door de ISO 14001 norm wordt vereist" en "Welke zaken u al heeft geregeld". In een nuldoorlichting, door ISO14001 de 'initiële milieubeoordeling' genoemd, worden verschillende volgende onderwerpen bekeken.
Naast het uitvoeren van de nuldoorlichting zelf is het in deze fase van belang om te besluiten op welke onderdelen van uw bedrijfsvoering u milieumanagement wilt toepassen (scope bepaling).
2
Welke belangrijke milieuaspecten en risico’s zijn er aanwezig?
Wellicht heeft u wel een globaal beeld van de milieurisico's die relevant zijn voor uw organisatie, maar heeft u dergelijke risico's nog niet volledig volgens de systematiek van ISO 14001 in kaart gebracht.
Waarschijnlijk is dan uit de nuldoorlichting naar voren gekomen dat één van de eerstvolgende stappen het systematisch "inventariseren en evalueren van de milieuaspecten" is.
Het is belangrijk dat u hiervoor nagaat welke activiteiten, producten en diensten van uw organisatie tot belangrijke "milieueffecten" kunnen leiden. Dergelijke milieu-effecten kunnen ontstaan door uw eigen activiteiten, maar ook door de ondersteunende diensten die u gebruikt van derden of door de producten die uw organisatie inkoopt of op de markt zet.
De lijst met belangrijke milieuaspecten die ontstaat, vormt de basis van uw milieumanagementsysteem. Deze lijst zal als een rode draad in de volgende stappen terugkomen. Om te beginnen tijdens de volgende stappen, waar u gaat bepalen hoe u in de dagelijkse praktijk met de milieuaspecten om moet gaan (beheersen) en voor een selectie van de belangrijke milieuaspecten concrete doelstellingen gaat vaststellen.
3
Milieu dag in dag uit (het beheersen van belangrijke milieuaspecten)
Nu er een lijst is met alle belangrijke milieuaspecten kan er bepaald worden welke milieuproblemen er mogelijk kunnen ontstaan en welke preventieve maatregelen er getroffen kunnen worden. Aan de hand van de lijst kan er per milieuaspect aangewezen worden op welke manier er wordt omgegaan met de milieuaspect in de dagelijkse praktijk. Dat begint met het toewijzen van wie verantwoordelijk is.
Daarnaast kunnen verschillende methoden worden gebruikt om het milieuaspecten te beheersen, bijvoorbeeld het schrijven van een werkinstructie, het lopen van een 'good housekeeping' ronden, preventief onderhoud en/of inspectie, training voor de personen die met het milieuaspect te maken hebben. Na het vaststellen en beheersen blijven er een acties over die periodiek uitgevoerd moeten worden naar soort en frequentie.
Als u klaar bent met het vaststellen van beheersing houden we een aantal lijsten over met acties die we dagelijks of door het jaar heen moeten uitvoeren, deze kunnen dan gesorteerd worden naar soort en frequentie.
4
Wat willen we bereiken? (milieubeleid, doelstellingen en milieuzorgprogramma)
Om aan te geven wat uw organisatie in grote lijnen met milieuzorg wil bereiken wordt het milieubeleid opgesteld. Het management geeft hierin o.a. de intentie aan om te voldoen aan milieuwet- en regelgeving, plus dat de organisatie milieubelasting wil voorkomen en streeft naar continue verbetering. Het opgestelde beleid moet bekend worden gemaakt bij iedereen in de organisatie en ook aan alle externe belangstellenden moeten de mogelijkheid krijgen om hiervan kennis te nemen.
5
Hoe geven we invulling aan het milieumanagementsysteem? (opstellen handboek, procedures en overige documentatie)
Met de formulering van het beleid en de doelstellingen is de basis voor uw milieumanagementsysteem gelegd. U hebt nu immers vastgesteld wat de belangrijke milieuaspecten zijn van uw organisatie en hoe u deze wilt beheersen (= minimaal voldoen aan wet- en regelgeving) en waar u verbeteringen door wilt voeren (doelstellingen).
6
Invoeren in de praktijk!
Het is nu zaak om dat wat u heeft vastgelegd in de procedures en overige documentatie daadwerkelijk in te voeren. Op welke wijze dit plaatsvindt hangt uiteraard af van de cultuur, opbouw en grootte van uw organisatie. Iedereen moet de voor hem / haar relevante onderdelen van het systeem leren kennen. Dit proces versnelt aanzienlijk indien de medewerkers betrokken zijn geweest bij het opstellen van de procedures en documentatie. Tevens zal daardoor eerder draagvlak aanwezig zijn om eventuele veranderingen in te voeren.
U kunt de medewerkers vertrouwd maken met de diverse onderdelen van het milieumanagementsysteem door bijvoorbeeld onderdelen van het milieumanagementsysteem te bespreken tijdens het reguliere werkoverleg, het uitbrengen van een nieuwsbrief, aanvullende bijeenkomsten, informatieborden of folders.
Neem minimaal een aantal maanden om het milieumanagementsysteem daadwerkelijk in te voeren en om iedereen te laten wennen aan de procedures, overige documentatie en gewenste registraties. Sta open voor signalen voor mogelijke wijzigingen in de eerste opzet van de verschillende procedures. Door daadwerkelijke invoering in de praktijk, kan het immers duidelijk worden dat bepaalde procedures tóch net handiger opgesteld kunnen worden.
7
Doen we wat we zeggen? (interne audits)
In deze laatste stap gaat u na of het milieumanagementsysteem werkt zoals u het bedoeld heeft. Hierbij speelt het aantonen van de eerder genoemde uitgangspunten van uw milieumanagementsysteem een belangrijke rol:
Voldoen aan wet- en regelgeving en het beheersen van milieuaspecten (risico's) binnen vastgestelde normen.
Continu verbeteren van de milieuprestatie van uw organisatie (behalen van de doelstellingen).
Bij eventuele afwijkingen (bijvoorbeeld: er wordt niet volledig voldaan aan alle eisen uit de wet- en regelgeving of iemand signaleert intern een afwijking of er komt misschien een milieuklacht binnen) handelt u volgens de daarvoor bedoelde procedure zoals opgesteld in stap 5. U spoort de oorzaak van de afwijking op en neemt passende maatregelen om te voorkomen dat dezelfde afwijking opnieuw voorkomt. Indien blijkt dat aanpassing van een procedure of werkinstructie nodig is om herhaling te voorkomen, of indien een aanvullende procedure nodig is, kunt u nogmaals de stappen 5 en 6 doorlopen.
8
Stap 8: En hoe nu verder? (management review)
De rapportages van de interne audits en verschillende registraties uit de overige procedures (o.a. monitoring, afwijkingen, milieuklachten, e.d.) vormen voor het management de mogelijkheid het milieumanagementsysteem te beoordelen. Door het uitvoeren van een directiebeoordeling voldoet uw milieumanagementsysteem aan de laatste eis uit de ISO 14001 norm.
Het resultaat van de directiebeoordeling kan zijn, dat het milieubeleid wordt aangepast en/of dat de milieudoelstellingen verder worden aangescherpt. In feite doorloopt u vanaf dit moment opnieuw het stappenplan (vanaf stap 2) en houdt u op die wijze het milieumanagementsysteem levendig en actueel.
De inzet om een ISO 14001 certificering te behalen loont. Dit geldt niet alleen voor het bedrijfsimago, maar ook houdt meer efficiency automatisch een lager verbruik en teruggebrachte (milieu)kosten in. De ISO 14001 certificering wordt steeds vaker gevraagd vanuit opdrachtgevers zoals de overheid. BTCONSUL kan u hierbij ondersteunen.